Thanks Michael, Ok, will discuss later today then how to proceed and let you know. All the best, Kareem From: Michael Monaghan <MONAGHMI@tcd.ie> Date: Thursday, 10. July 2025 at 17:31 To: Kareem Elsayad <kareem.elsayad@meduniwien.ac.at>, "soc25@biobrillouin.org" <soc25@biobrillouin.org> Subject: RE: [Soc25] Re: [EXTERN] Fwd: AW: Anfrage zu Zimmerkontingent für Konferenzteilnehmende (BioBrillouin Conference, 25. –27 .11.2025) Hi Kareem To answer your question; the site I shared on squarespace would cost ~€30 per month. If we have a stripe account for payments, we could be able to link it there. There would also be a €20 fee to purchase a domain (say for example www.biobrillouin25.com). We could add the meeting information and abstract submission to the biobrillouin.org website, I have no idea though how we’d facilitate payment of registrations. Unfortunately I cannot make tomorrow’s meeting- it’s a really hectic day, but do let me know what you decide about the website. Best Michael From: Kareem Elsayad via Soc25 <soc25@biobrillouin.org> Sent: Thursday 10 July 2025 15:57 To: soc25@biobrillouin.org Subject: [Soc25] Re: [EXTERN] Fwd: AW: Anfrage zu Zimmerkontingent für Konferenzteilnehmende (BioBrillouin Conference, 25. –27 .11.2025) [External Email] This email originated outside of Trinity College Dublin. Do not click links or open attachments unless you recognise the sender and know the content is safe. Dear All, Thanks Stephanie for looking into this. I checked on their website and saw if one reserves directly there (or w/ Expedia.com, or Hotels.com,..) it costs 135 EUR/night on 25th & 26th Nov (which not only includes breakfast but also 100% refund for cancelations made up to 18:00 on day of arrival). As such I think while it would be great to still list the hotel as option on website (looks nice and convenient), making any such agreement with them would make little logical sense… @Michael: Thanks for sorting out website/form! It all looks very nice! You mention something about having to subscribe. Does one have to pay extra to use this then (or can we put on do in existing biobrillouin.org where we should have enough space and all)? Other news: -Just got confirmation from publishers “Light: Science & Applications” that they would like to be Silver Sponsors and will have 2 people attend also social activities 😊 -Luc Thevenaz also confirmed that he will attend and give keynote. For weekly meeting tomorrow at 2pm here is Zoom we can use (same as always): https://us02web.zoom.us/j/5191046969?pwd=alpzaldoZEd3N2ZEQ0hYZU1RR1dOdz09 Meeting ID: 519 104 6969 Passcode: jY3zH8 Hopefully see some of you then, Kareem From: Stephanie Möllmert <stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Date: Thursday, 10. July 2025 at 15:33 To: Kareem Elsayad <kareem.elsayad@meduniwien.ac.at> Cc: <soc25@biobrillouin.org> Subject: [EXTERN] Fwd: AW: Anfrage zu Zimmerkontingent für Konferenzteilnehmende (BioBrillouin Conference, 25.–27.11.2025) Dear all, Please find below a summary of the offer from Seminaris Hotel Berlin regarding room reservations: Reservation Period: 25–27 November 2025 Room Block: 30 single rooms Rate: €151 per single room, per night Double occupancy surcharge: €10 per room, per night The rate includes: Overnight stay in comfortable rooms Full breakfast buffet Internet access Taxes included Contingent Terms: A minimum of 80% of the block must be booked. Any shortfall will be charged to the contracting party. Rooms not reserved by the deadline will be released free of charge back to the hotel’s general inventory. Additional rooms needed beyond the minimum can be booked at the current daily rate, subject to availability. Cancellation Policy: 100% cancellation fee applies from 12 weeks prior to arrival. Availability Note: No rooms or event spaces have been reserved yet. All capacities remain subject to availability at the time of booking. The quoted rates are valid for the next six days. I’ve also inquired whether a further reduction in price might be possible. Their response is still pending. Let me know what you think. Best regards, Stephanie -------- Forwarded Message -------- Subject: AW: Anfrage zu Zimmerkontingent für Konferenzteilnehmende (BioBrillouin Conference, 25.–27.11.2025) Date: Wed, 9 Jul 2025 09:56:08 +0000 From: Conference - Seminaris Hotels <conference@seminaris.com> To: Stephanie Möllmert <stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Guten Tag Frau Möllmert, wir möchten Ihnen herzlich für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserem Seminaris Hotel in Berlin danken. Aktuell stehen noch ausreichend freie Kapazitäten in dem gewünschten Zeitraum zur Verfügung. Bitte finden Sie im Folgenden unser unverbindliches Angebot: 25.11.-27.11.2025 - 30 Einzelzimmer als Abrufkontingent Die Zimmerrate liegt aktuell bei 151€ pro Einzelzimmer und Nacht. Der Zuschlag bei Doppelbelegung liegt bei 10 € pro Nacht und Zimmer. Die oben genannte Zimmerrate beinhaltet folgende Leistungen: • Übernachtung in komfortablen Zimmern • reichhaltiges Frühstücksbuffet • Internetnutzung • Inkl. Steuer Abrufkontingent: Die Mindestabnahme liegt bei 80 % des Kontingents. Sollte diese nicht erreicht werden, wird die Differenz dem Vertragspartner in Rechnung gestellt. Alle bis zum Stichtag nicht abgerufenen Zimmer gehen kostenfrei in den freien Verkauf des Hotels zurück. Sollten danach noch Zimmer benötigt werden, welche nicht in die Mindestabnahme fallen, können diese (soweit verfügbar) zur aktuellen Tagesrate gebucht werden. Verfallfristen: 100 % Verfall bis 12 Wochen vor Anreise. Derzeit haben wir noch keine Zimmer oder Räumlichkeiten speziell für Sie reserviert. Die Kapazitäten unterliegen der Verfügbarkeit zum Zeitpunkt der Buchung. Die angegebenen Preise gelten innerhalb der nächsten sechs Tage. Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören und stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, falls Sie weitere Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen. Viele Grüße Eda Ince Convention Sales Coordinator T: +49 30 220 293 444 M: conference@seminaris.com W: www.seminaris.de https://www.seminaris.de/sommer-angebot/?utm_source=website&utm_medium=email... Ein Unternehmen der Seminaris Hotel- und Kongressstätten-Betriebsgesellschaft mbH. | Sitz der Gesellschaft: Takustraße 39, 14195 Berlin, Amtsgericht Charlottenburg, HRB 182457 B, USt.-ID Nr.: DE811 341 157*, St:-Nr. 27/024/36296 | Geschäftsführer: Dirk Rehanek Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail sind nicht gestattet. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns in mit Ihrer Mail übermittelt haben, werden wir ausschließlich für die Bearbeitung Ihres Anliegens verwenden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung unter www.seminaris.de/rechtliches/datenschutzerklaerung. This e-mail may contain confidential and/ or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error) please notify the sender immediately and destroy this e-mail. Any unauthorized copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden. We will only use the personal data that you have provided in your e-mail to process your request. For more information on data processing and data protection, please see our privacy policy at www.seminaris.de/en/legal/data-privacy-agreement. Von: Stephanie Möllmert <stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Gesendet: Dienstag, 8. Juli 2025 18:41 An: Conference - Seminaris Hotels <conference@seminaris.com> Betreff: Anfrage zu Zimmerkontingent für Konferenzteilnehmende (BioBrillouin Conference, 25.–27.11.2025) Sehr geehrte Frau Inince, bezugnehmend auf unser gestriges Telefonat möchte ich Ihnen hiermit die Eckdaten noch einmal schriftlich übermitteln. Im Rahmen der Organisation der 9th International BioBrillouin Conference, die vom 25. bis 27. November 2025 im Harnack-Haus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin stattfinden wird, sind wir aktuell auf der Suche nach geeigneten Unterbringungsmöglichkeiten für unsere Teilnehmenden. Die Konferenz bringt jährlich führende internationale Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zusammen, die im Bereich der Brillouin-Lichtstreuung für biologische und biomedizinische Anwendungen forschen. In diesem Jahr rechnen wir mit etwa 70 bis 90 Teilnehmenden. In diesem Zusammenhang möchten wir anfragen, ob es Ihnen möglich wäre, ein Zimmerkontingent für ca. 30 Personen (gerne auch mehr) zu blocken – idealerweise zu einem vergünstigten Preis. Die Teilnehmenden würden die Buchung dann individuell direkt bei Ihnen vornehmen. Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie prüfen könnten, ob eine solche Zusammenarbeit möglich ist, und stehen Ihnen bei Rückfragen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Dr. Stephanie Möllmert Im Namen des wissenschaftlichen Organisationskomitees: Jochen Guck (Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts & Max-Planck-Zentrum für Physik und Medizin, Deutschland) Kareem Elsayad (Medizinische Universität Wien, Österreich) Robert Prevedel (EMBL – Europäisches Laboratorium für Molekularbiologie, Deutschland) Francesca Palombo (University of Exeter, Vereinigtes Königreich) Stephanie Möllmert (Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts, Deutschland) Michael Monaghan (Trinity College Dublin, Irland) Thorsten Hamann (Norwegian University of Science and Technology, Norwegen) -- Dr. Stephanie Möllmert Research Group Leader Max-Planck-Zentrum für Physik und Medizin Cell Physics Division Kussmaulallee 2 91054 Erlangen Germany Max Planck Institute for the Science of Light Cell Physics Division Staudtstr. 2 91058 Erlangen Germany Phone: +49 (0) 9131 8284530 Email: stephanie.moellmert@mpl.mpg.de Homepage: www.gucklab.com
