Dear all, I have attached the floor plan of the sponsor and poster exhibition area for today's discussion. Best, Stephanie -------- Forwarded Message -------- Subject: Raumplan Meitner-Saal / 10395 Date: Fri, 17 Oct 2025 13:15:56 +0200 From: pranzner@harnackhaus-berlin.mpg.de Reply-To: veranstaltung@harnackhaus-berlin.mpg.de Organization: MPG To: stephanie.moellmert@mpl.mpg.de CC: guck-office@mpl.mpg.de Liebe Frau Möllmert, vielen Dank für das sehr informative Gespräch am gestrigen Tag. Wir vereinbart, sende ich Ihnen einen möglichen Raumplan des Meitner-Saals zu, welcher die Sponsorenstände, die Pinnwände sowie die Kaffeepausenstation beinhaltet. Die anderen Punkte hatten wir ja soweit bereits besprochen. Sobald Sie die finalen Essenszeiten (der Mittagessen und des Dinners am 26.11.25) in Erfahrung bringen können, erstelle ich Ihnen einen Detailplan der Veranstaltung, welche alle Änderungen enthält. Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende. Viele Grüße aus dem Harnack-Haus Sandra Pranzner Veranstaltungsorganisation Harnack-Haus Tagungsstätte der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. Ihnestrasse 16-20 D-14195 Berlin Tel: +49 (0)30 84133924 E-Mail: veranstaltung@harnackhaus-berlin.mpg.de Internet: www.harnackhaus-berlin.mpg.de Save trees. Don’t print this eMail unless it’s really necessary. You are saving per page 200 ml water, 2 g CO2 and 2 g wood. Von: Stephanie Möllmert <stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Gesendet: Mittwoch, 15. Oktober 2025 18:28 An: Jean-Pascal Börekci <boerekci@harnackhaus-berlin.mpg.de> Betreff: Re: AW: Vertrag 10395 / Harnack-Haus - Anfrage Informationen für Sponsoren Sehr geehrter Herr Börekci, mit großem Bedauern müssen wir mitteilen, dass Herr Prof. Jochen Guck, der ursprünglich als Vorsitzender der BioBrillouin25-Konferenz vorgesehen war, kürzlich verstorben ist. Die Konferenz wird dennoch wie geplant stattfinden. Die vertraglichen Angelegenheiten werden durch unseren Managing Director Florian Marquardt übernommen. Wir nähern uns zudem der finalen Phase der Organisation der Konferenz BioBrillouin25 und möchten gern einige Punkte mit Ihnen abstimmen: 1. Conference Dinner Wäre es möglich, das bei Ihnen stattfindende Dinner auf den zweiten Konferenztag (Mittwoch, 26. November 2025) statt auf den Dienstag zu legen? 2. Kaffeepause vor Beginn des täglichen Programms Könnten Sie morgens bereits um 8:45 Uhr Kaffee anbieten? Bitte teilen Sie uns mit, welche zusätzlichen Kosten hierfür anfallen würden. 3. Zeitfenster für Pausen und Mittagessen Wie flexibel sind die vorgesehenen Zeitfenster für Kaffeepausen und Mittagessen? Beim finalen Programm möchten wir diese eventuell leicht anpassen. Das aktuelle Programm finden Sie unter: https://www.biobrillouin25.com/program 4. Videovortrag Wäre es möglich, einen Vortrag per Videokonferenz durchzuführen? Ein eingeladener Redner ist leider erkrankt und kann nicht persönlich teilnehmen. 5. Zusätzliches Mittagessen Wäre es möglich, ein drittes Mittagessen am Donnerstag, 27. November 2025, zu organisieren? 6. Form des Mittagessens generell Handelt es sich bei den Mittagessen um Buffets oder um Menüs? Je nach Format würden wir die Dauer der Mittagspause gegebenenfalls anpassen. 7. Posterwände für wissenschaftliche Teilnehmer Wir wissen die finalen Zahlen noch nicht, schätzen aber ca. 20 Posterbeiträge. Wir würden den Meitnersaal für diesen Zweck nur am ersten und zweiten Konferenztag (25.11. und 26.11) benötigen. 8. Sponsoren & Ausstellungsflächen Es ist noch ein Sponsor hinzugekommen. In Summe haben wir jetzt sieben anwesende Sponsoren – davon drei Platin-Sponsoren (je zwei Tische + vier Stühle), ein Gold-Sponsor (je zwei Tische + vier Stühle) und drei Silber-Sponsoren ( je ein Tisch + zwei Stühle). Insgesamt also: 11 Tische, 22 Stühle. Aktuell befinden wir uns noch in der Registrierungsphase, rechnen aber mit etwa 70 Teilnehmenden. Die genaue Zahl teilen wir Ihnen selbstverständlich mit, sobald die Anmeldung geschlossen ist. Wir können auch gern morgen telefonieren, um diese Details zu besprechen. Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Stephanie Möllmert On 10.09.25 08:45, Jean-Pascal Börekci wrote: Liebe Frau Möllmert, vielen Dank für Ihre Email und für Ihre zusätzlichen Fragen. Ich habe Ihnen mal die Maße für unsere Banketttische hinzugefügt. Darüber hinaus können wir Ihnen auch Stehtische zur Verfügung stellen. Diese sind auf unserer Homepage einsehbar. Stellflächen sind an den Säulen möglich, allerdings würde ich Ihnen empfehlen dafür vielleicht unseren Meitner-Saal zu nutzen. Es ist ein großer offener Raum, wo man mehr Fläche zum Stellen hat. Ein Beispiel dafür habe ich Ihnen mal angehängt. In der Lobby kann man 10 Pinnwände hinstellen, diese kosten 13,00 EUR pro Stück pro Tag. Im Meitner-Saal würde man deutlich mehr unterkriegen. Pins gibt es dann inklusive dazu. Dadurch, dass es ein denkmalgeschütztes Gebäude ist ist bekleben von Wänden, Türen und Säulen leider nicht möglich. Wir haben Bildschirme vor den Räumen im Format 16:9 um Bilddateien einzuspielen. Zusätzlich haben wir hinter der Rezeption und Lobby Bildschirme um dort Logos zu zeigen. Weitere notwendige Technik in den Räumen muss über unsere Medientechnik erworben werden. Hierfür ist Herr Täuber Ihr Ansprechpartner taeuber@harnackhaus-berlin.mpg.de <mailto:taeuber@harnackhaus-berlin.mpg.de> Wir benutzen hauptsächlich ein HDMI Anschluss, der mit unseren Leinwänden und Beamer in den großen Sälen verbunden ist. Hierfür müssen Sie dann nur den Laptop anschließen und nach ein paar Sekunden erscheint das Bild. Für weitere technische Fragen kontaktieren Sie bitte unsere Medientechnik. Wir können grundsätzlich Strom verlegen. Das ist durch eine 3-Fach Steckdose möglich. Allerdings berechnen wir hier 50,00 EUR für einen Ausstellerstand mit Stromversorgung. Die Steckdosen werden dann von unserer Haustechnik ordnungsgemäß verlegt. Die Nutzung unseres Wlan-Netzwerks ist kostenlos möglich. Hierfür ist der Zugang HH-Guest und das PW Curium.96 Anlieferung erfolgt bei uns bei kleinen Dingen über den Haupteingang oder über unseren Seiteneingang. Das hängt dabei immer von der Größe der Lieferung ab. Hierfür benötigen wir immer die genauen An und Abholungszeiten und im besten Fall, was genau geliefert wird. Eine Zwischenlagerung ist zurzeit nicht mehr möglich, da unser großer Lagerraum unserer Medientechnik weichen musste. Somit sollten Dinge zum Zwischenlagern wieder mitgenommen werden oder auf unserem Parkplatz gelagert. Viele Grüße aus dem Harnack-Haus Jean-Pascal Börekci Veranstaltungsorganisation Harnack-Haus Tagungsstätte der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. Ihnestrasse 16-20 D-14195 Berlin Tel: +49 (0)30 84133923 E-Mail: veranstaltung@harnackhaus-berlin.mpg.de <mailto:veranstaltung@harnackhaus-berlin.mpg.de> Internet: www.harnackhaus-berlin.mpg.de <http://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/> Von: Stephanie Möllmert <stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> <mailto:stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Gesendet: Dienstag, 9. September 2025 19:01 An: pranzner@harnackhaus-berlin.mpg.de <mailto:pranzner@harnackhaus-berlin.mpg.de> Cc: MELI, guck-office <guck-office@mpl.mpg.de> <mailto:guck-office@mpl.mpg.de> Betreff: Vertrag 10395 / Harnack-Haus - Anfrage Informationen für Sponsoren Sehr geehrte Frau Pranzner, ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir klären gerade die Details für die Ausstellungsfläche unserer Sponsoren und benötigen bitte einige Angaben für den „Exhibition Desk“. Je nach Sponsorenbeteiligung (Platin, Gold, Silber oder Bronze) unterscheiden wir zwischen kleinem und großem Ausstellungstisch/-stand und würden gern abstimmen, wie sich diese beiden Varianten bei Ihnen vor Ort konkret umsetzen lassen. Aktuell haben wir sechs anwesende Sponsoren – davon zwei Platin-Sponsoren (je ein großer Ausstellungstisch, vier Stühle), ein Gold-Sponsor (je ein großer Ausstellungstisch, vier Stühle) und drei Silber-Sponsoren kleiner Ausstellungstisch, zwei Stühle). In Summe benötigen wir also drei große Ausstellungstische mit insgesamt 12 Stühlen und drei kleine Ausstellungstische mit insgesamt 6 Stühlen. Könnten Sie uns dazu bitte auch noch folgende Punkte mitteilen? 1. Maße & Fläche – Verfügbare Größen für kleine und große Tische/Bereiche (B × T × H) – Mögliche Stellflächen sowie freier Bewegungsraum/Abstand rundherum 2. Poster & Materialien – Möglichkeit von Posterwänden oder Flächen; erlaubte Befestigungen (Klebeband, Pins, Klemmen) 3. Bildschirm/Monitor – Vorhandene oder anmietbare Monitore/Screens (Größe, Anschlüsse: HDMI/DP/USB-C, Auflösung, Ton) 4. Infrastruktur & Logistik – Strom (Anzahl/Position der Steckdosen, Absicherung/Maximalleistung) – Netzwerk (WLAN/LAN, Bandbreite, ggf. Kosten) – Auf-/Abbauzeiten, Anlieferung/Abholung, Zwischenlagerung Falls Sie bereits empfohlene Standardmaße für „klein“ und „groß“ haben, orientieren wir uns gern daran. Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung! Mit freundlichen Grüßen Stephanie Möllmert On 08.08.25 13:04, pranzner@harnackhaus-berlin.mpg.de <mailto:pranzner@harnackhaus-berlin.mpg.de> wrote: Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin vom 18.07.2025 - 10.08.2025 im Urlaub. Meine E-Mails werden in dieser Zeit intern weitergeleitet und nach Dringlichkeit bearbeitet. Ab dem 11.08.2025 stehe ich Ihnen gerne wieder zur Verfügung. Viele Grüße Sandra Pranzner Dear Sir or Madam, I am oon vacation from July 18th - August 10th, 2025. My Emails will be forwarded internally and processed according to urgency. On August 11th, 2025 I am back in the office again and happy to assist you. With kind regards Sandra Pranzner -- Dr. Stephanie Möllmert Research Group Leader Max-Planck-Zentrum für Physik und Medizin Cell Physics Division Kussmaulallee 2 91054 Erlangen Germany Max Planck Institute for the Science of Light Cell Physics Division Staudtstr. 2 91058 Erlangen Germany Phone: +49 (0) 9131 8284530 Email: stephanie.moellmert@mpl.mpg.de <mailto:stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Homepage: www.gucklab.com <http://www.gucklab.com> -- Dr. Stephanie Möllmert Research Group Leader Max-Planck-Zentrum für Physik und Medizin Cell Physics Division Kussmaulallee 2 91054 Erlangen Germany Max Planck Institute for the Science of Light Cell Physics Division Staudtstr. 2 91058 Erlangen Germany Phone: +49 (0) 9131 8284530 Email: stephanie.moellmert@mpl.mpg.de <mailto:stephanie.moellmert@mpl.mpg.de> Homepage: www.gucklab.com <http://www.gucklab.com>